Wordでレポートや論文を作成していると、「脚注と参考文献は何が違うの？」「引用した資料は両方に載せるべき？」と迷うことがあります。
どちらも情報の出典や根拠を伝えるために役立ちますが、載せる場所と役割にははっきりした違いがあります。
使い分けを知らないまま作業を進めると、本文が読みにくくなったり、提出先の指定に合わなかったりするかもしれません。
この記事では、Wordにおける脚注と参考文献の違いをわかりやすく整理し、脚注の挿入方法や参考文献一覧の作り方まで紹介します。
レポートや卒論で引用の形式に悩んでいる人も、基本から確認して自分の文書に合う方法を選びやすくなります。
この記事でわかること
- 脚注と参考文献の役割・掲載場所の違い
- 引用元を脚注と参考文献の両方に載せるかを判断する考え方
- Wordの「参考資料」タブから脚注を挿入する方法
- Wordで引用情報を登録し、参考文献一覧を作成する方法
脚注はページ下部の注釈、参考文献は文書末尾の文献一覧
脚注は、本文中の特定の箇所に関する出典や補足を、そのページの下部に示すための注釈です。
一方の参考文献は、レポートや論文の作成で参照した本・論文・ウェブサイトなどを、文書の末尾にまとめて載せる一覧を指します。
どちらも情報の根拠を伝える役割がありますが、「本文のどの記述に関係するか」を示したいなら脚注、「参照した資料全体」を整理したいなら参考文献と考えると違いがわかりやすいです。
| 項目 | 脚注 | 参考文献 |
|---|---|---|
| 主な掲載場所 | 該当するページの下部です。 | 文書の末尾です。 |
| 主な目的 | 特定の記述の出典や補足を示します。 | 執筆時に参照した資料を一覧で示します。 |
| 本文との関係 | 本文中の番号と対応させます。 | 文書全体で使用した資料を整理します。 |
| 向いている場面 | 説明を少し補いたい箇所や、出典を近くに示したい箇所です。 | 読み手が参照資料を確認できるようにしたい文書です。 |
脚注は出典の明示や本文の補足に使う
脚注は、本文中に小さな番号を付け、その番号に対応する説明をページ下部へ表示する方法です。
本文の流れを止めずに情報を補えるため、説明を簡潔に保ちたいときに役立ちます。
たとえば、ある統計データに触れた直後に脚注番号を付け、ページ下部にそのデータの出典を記載できます。
また、本文へ入れるほどではない用語の説明や、読み手に伝えておきたい前提条件を添える使い方もあります。
脚注は、本文を補うための情報を「必要な箇所の近く」で確認できるようにするものです。
ただし、脚注が多すぎるとページ下部が読みにくくなるため、本筋に関わる内容は本文へ整理して書くほうが自然です。
- 数値や図表の根拠となる資料を示したい場合です。
- 本文だけでは伝わりにくい用語を短く説明したい場合です。
- 補足情報を加えつつ、本文の文章量を増やしすぎたくない場合です。
参考文献は執筆時に参照した資料を一覧にする
参考文献は、本文を書き終えたあとに、参照した資料を文書の最後へまとめるものです。
書籍、雑誌の記事、学術論文、機関が公開している資料など、執筆の参考にした情報源を整理して載せます。
読み手は参考文献を見ることで、書き手がどのような資料をもとに内容をまとめたのかを確認しやすくなります。
本文中の一文ごとに説明を付ける脚注とは異なり、参考文献は文書全体の情報源を見渡せる形にする点が特徴です。
資料名だけでなく、著者名、発行年、掲載元などをそろえて記載すると、どの資料なのかを判別しやすくなります。
同じ種類の情報を同じ順番でそろえると、一覧が整って読みやすくなります。
文末脚注はページ単位ではなく文書やセクションの末尾に置く
脚注と似たものに、文末脚注があります。
文末脚注は本文中の番号と対応する注釈を付ける点では脚注と共通していますが、表示される場所が異なります。
通常の脚注が各ページの下部に表示されるのに対し、文末脚注は文書全体、または区切られたセクションの末尾にまとめて表示されます。
ページ下部に注釈が多く並ぶと読みづらくなりそうな場合は、文末脚注の形にすると本文ページをすっきり見せやすくなります。
反対に、注釈を読みながら本文を確認してほしい場合は、ページ下部にある脚注のほうが読み手にとって親切です。
脚注・文末脚注・参考文献は、掲載場所と役割を分けて考えることが大切です。
引用元を脚注と参考文献の両方に載せるかは記載方式で決まる
引用元を脚注と参考文献の両方に記載するかは、作成する文書で採用する記載方式によって異なります。
脚注で出典を示す方式なら脚注が中心になり、著者名と発行年を本文に示す方式なら、本文中の表記と文末の参考文献一覧を対応させます。
「脚注にも参考文献にも同じ資料を必ず載せる」とは限らないため、まずは提出先や掲載先が求める形式を確認することが大切です。
| 記載方式 | 本文中の示し方 | 文末の一覧 |
|---|---|---|
| 脚注方式 | 該当箇所に脚注番号を付ける | 方式や提出先の指定に応じて作成する |
| 著者名・発行年方式 | 著者名・発行年・必要に応じてページ番号を示す | 本文で引用した資料を対応させて記載する |
脚注方式では脚注に引用元の情報を記載する
脚注方式では、本文中の引用箇所や参照箇所に番号を付け、対応する脚注に資料の情報を記載します。
たとえば書籍を引用する場合は、著者名、書名、出版社、発行年、引用したページなどを、決められた順序で示します。
本文の流れを大きく止めずに出典を確認できることが、脚注方式のよいところです。
同じ資料を2回以上参照する場合、最初は詳しい情報を記載し、2回目以降は著者名や短縮した書名などで示す形式もあります。
ただし、省略できる情報や省略の方法は記載方式ごとに異なります。
脚注内の書き方を自己判断で混在させないように、最初に選んだルールを最後までそろえましょう。
脚注方式でも、文書の末尾に引用した資料の一覧を付けるよう求められることがあります。
この場合は、脚注と一覧の両方に同じ資料が登場しますが、脚注は引用箇所を示すもの、一覧は使用した資料をまとめて確認するものとして役割が分かれます。
著者名・発行年方式では本文と参考文献一覧を対応させる
著者名・発行年方式では、本文中に著者名と発行年を記載し、詳しい書誌情報は文末の参考文献一覧にまとめます。
本文では「（山田、2024）」のように簡潔に示し、文末の一覧では著者名、資料名、発行元などを記載する形が一般的です。
直接引用でページを特定する必要がある場合は、「（山田、2024、p.15）」のようにページ番号を加えることがあります。
読み手は本文中の著者名と発行年を手がかりにして、参考文献一覧から該当する資料を探せます。
そのため、本文中の表記と参考文献一覧の情報を一致させることが欠かせません。
- 本文に記載した著者名と発行年が、参考文献一覧にもあるか確認します。
- 同じ著者の資料が複数ある場合は、発行年や資料名を正しく区別します。
- 参考文献一覧にある資料を、本文で実際に参照しているか見直します。
本文中では短い情報だけを示せるため、ページ下部に注釈が多くならず、本文をすっきり見せやすい方法です。
一方で、著者名の表記ゆれや発行年の記載漏れがあると、一覧との対応を確認しにくくなります。
引用文献と参考文献は提出先のルールに沿って区別する
「引用文献」と「参考文献」は似た言葉ですが、区別して扱うよう求められる場合があります。
一般的には、本文で直接引用したり内容を根拠として用いたりした資料を引用文献とし、作成時に参照した資料全体を参考文献とする考え方があります。
ただし、この分け方や見出しの名称は、学校、授業、学会、企業の文書ルールなどによって変わります。
引用した資料だけを一覧に載せる形式もあれば、参照した資料も含めてまとめる形式もあります。
文書ごとの指定がある場合は、その指定が最優先です。
- 課題の案内や執筆要領に、指定の記載方式があるか確認します。
- 引用文献と参考文献を分ける必要があるか確認します。
- 見出しの名称、並び順、必要な項目をそろえます。
- 指定が見当たらない場合は、授業担当者や提出先に確認します。
引用元の示し方は、見た目を整えるためだけの作業ではありません。
どの情報をもとに文章を書いたのかを読み手がたどれるようにするため、選んだ記載方式に合わせて一貫した形でまとめることが大切です。
脚注には出典だけでなく補足説明も記載できる
脚注は、引用元を示すためだけでなく、本文に入れると流れが途切れやすい補足説明やコメントを添える場所としても使えます。
読み手が本文をスムーズに読み進められるように、重要度に応じて本文と脚注を分けることがポイントです。
ただし、脚注に情報を詰め込みすぎると、かえって読みにくくなることがあります。
本文の理解に欠かせない内容は本文に残し、補助的な情報を脚注へ置くと、まとまりのある文書にしやすくなります。
引用元は読者が資料を特定できる情報を記載する
脚注で引用元を示す場合は、読み手が同じ資料を探せるよう、資料を特定するための情報を記載します。
必要な項目は資料の種類や提出先の形式によって異なりますが、著者名、書名、出版社、発行年、参照したページなどが基本になります。
ウェブサイトを参照した場合は、運営者名または著者名、ページのタイトル、公開日、閲覧日、ページのアドレスなどを求められることがあります。
情報が不足していると、読者がどの資料を確認すればよいか判断しにくくなります。
| 資料の種類 | 脚注に記載する主な情報 |
|---|---|
| 書籍 | 著者名、書名、出版社、発行年、ページ番号 |
| 雑誌・論文 | 著者名、論文名、雑誌名、巻号、発行年、ページ番号 |
| ウェブページ | 運営者名または著者名、ページ名、公開日または更新日、閲覧日、ページのアドレス |
| 報告書・資料 | 作成機関、資料名、公開年、該当ページ |
たとえば書籍から一文を引用したときは、著者名と書名だけで終わらせず、引用した箇所のページ番号まで示すと、根拠を確認しやすくなります。
一方で、資料に発行年や著者名が見当たらない場合もあります。
そのようなときは、確認できる情報を記載したうえで、表記方法について提出先のルールを確認すると安心です。
同じ資料を何度も参照する文書では、初出と2回目以降で省略形を使う形式もあります。
ただし、省略の可否や書き方は文書の決まりに左右されるため、自己判断で混在させず、指定にそろえましょう。
本文の流れを妨げる説明やコメントは脚注に分ける
脚注には、専門用語の簡単な説明、本文の補足、例外事項、関連情報などを記載できます。
本文にすべての説明を入れると、一文が長くなったり、話題が横道にそれたりすることがあります。
そこで、中心となる主張に直接関わらない内容を脚注へ分けると、文章の流れを保ちやすくなります。
- 用語の意味や略称の説明
- 本文で扱う範囲に関する補足
- 数値や固有名詞に関する注記
- 本文の内容に関連する背景情報
- 別の見方や例外があることの簡潔な案内
たとえば、本文では「利用者数は前年より増加した」と簡潔に述べ、調査対象や集計期間などの細かな条件を脚注に置く方法があります。
このようにすると、結論を伝える文章をすっきり見せながら、必要な前提も読み手に示せます。
また、初めて登場する専門用語に脚注を付け、短い定義を補う使い方も便利です。
ただし、用語の意味が本文を理解するうえで特に重要なら、脚注ではなく本文中で説明したほうが親切な場合もあります。
脚注だけを読まなければ本文の意味が分からない状態にならないかを目安に、置き場所を判断しましょう。
長すぎる補足は本文や付録への移動を検討する
脚注は補足に便利ですが、数行を超える説明や複数の論点を含む内容には向いていないことがあります。
ページ下部に長い文章が続くと、本文より脚注のほうが目立ち、読み進めにくくなるためです。
補足が長くなる場合は、本文に組み込む、別項目として整理する、付録にまとめるといった方法を検討します。
| 内容の性質 | 置き場所の目安 |
|---|---|
| 本文の理解に必須の説明 | 本文 |
| 短い用語説明や条件の補足 | 脚注 |
| 詳しい調査方法やデータの一覧 | 付録・別表 |
| 複数段落にわたる背景説明 | 本文の独立した項目 |
脚注を書き終えたら、本文だけを続けて読んだときに内容が自然につながるか確認します。
次に、脚注だけを見て、短い補足として意味が通じるかを確認すると整理しやすくなります。
脚注は「なくても本文は読めるが、あると理解が深まる情報」を置く場所と考えると、長さや内容を判断しやすいでしょう。
ページ下部に出典を表示したい場合はWordの脚注機能を使う
本文中の説明に対応する出典を、そのページの下部に表示したいときは、Wordの脚注機能を使う方法が向いています。
脚注を使うと、本文には小さな番号だけを付け、出典の情報はページ下部にまとめられるため、文章の流れを保ちやすくなります。
本文中に出典情報を長く入れず、読みやすく整理したい場合に便利です。
たとえば、統計の数値や書籍の記述を本文で取り上げる際、文章の直後に著者名・書名・ページ番号などを並べると、文が長く見えることがあります。
このような場合は、該当箇所の末尾に脚注番号を付け、詳しい出典をページ下部に示すと、どの情報に対応する出典なのかを読み手が確認しやすくなります。
| 表示する場所 | 向いている情報 | 読み手にとっての見え方 |
|---|---|---|
| 本文中 | 文章を理解するために必須の情報 | 読みながらすぐに確認できる |
| ページ下部の脚注 | 個別の出典、短い補足、注記 | 本文を読み終えたあとに確認しやすい |
| 文書末尾 | 参照した資料全体の一覧 | 利用した資料をまとめて確認できる |
脚注番号は本文の該当箇所とページ下部の説明を結び付ける目印です。
番号だけを見ても何の資料かは分かりにくいため、脚注側には資料を特定できる情報を過不足なく記載します。
書籍であれば著者名、書名、出版年、参照ページなどを、ウェブ上の資料であれば運営者名、記事名、公開日または更新日、閲覧日などを必要に応じて示します。
ただし、必要な項目や並び順は提出先・掲載先のルールによって異なります。
見た目を整えることより、出典をたどれる状態にすることを優先しましょう。
脚注は本文の編集に合わせて位置が移動するため、文章を追加・削除する途中でも番号の対応を保ちやすい点がメリットです。
手入力で番号を付けると、途中に新しい注記を加えた際に後ろの番号を修正する手間がかかります。
文書の内容を何度も見直す予定があるなら、最初から脚注機能で管理しておくと確認しやすくなります。
参考文献一覧そのものは通常文書の末尾に配置する
ページ下部の脚注に出典を記した場合でも、参考文献一覧そのものは通常、文書の末尾にまとめて配置します。
脚注は「この記述がどの資料に基づくか」をその場で示す役割があり、参考文献一覧は「文書全体で参照した資料」を一覧にする役割があります。
そのため、ページ下部に出典があるからといって、文書末尾の資料一覧が不要になるとは限りません。
特に、レポートや論文では、読み手が利用資料をまとめて確認できるよう、末尾に参考文献の見出しを設ける形がよく使われます。
脚注だけでは、資料名が複数のページに分かれ、全体としてどのような資料を参照したのか把握しにくくなるためです。
- 脚注：本文中の特定の記述と出典を結び付ける
- 参考文献一覧：参照した資料を文書末尾でまとめて示す
- 付録：本文では示しきれない資料や詳細データを補う
ただし、短い社内文書や個人用のメモなどでは、末尾に一覧を作らず脚注だけで済ませるケースもあります。
どこまで掲載するか迷うときは、文書を読む相手が出典を確認しやすいかを基準に考えるとよいでしょう。
同じ資料を繰り返し示す場合も表記ルールを統一する
同じ書籍や記事を複数回参照する場合は、脚注ごとに情報の書き方がばらつかないようにします。
最初は書名をすべて記載しているのに、次の脚注では著者名だけになると、別の資料なのか同じ資料なのか判断しにくくなるためです。
繰り返し引用する際には、最初の脚注には資料を特定できる情報を詳しく記載し、2回目以降は決めた省略形で示す方法があります。
一方で、資料数が少ない文書や、読み手に迷わせたくない場合は、毎回同じ形で記載する方法も分かりやすいでしょう。
| 確認する項目 | そろえるポイント |
|---|---|
| 著者名・団体名 | 姓名の順序や表記の仕方を統一する |
| 資料名 | 書名・記事名の括り方や記号をそろえる |
| 出版年・公開日 | 年だけにするか、年月日まで示すかをそろえる |
| 参照ページ | ページ番号の付け方を統一する |
| ウェブ資料の閲覧情報 | 記載する場合は、対象資料で同じ考え方を用いる |
同じ資料を繰り返し使うときほど、略し方を途中で変えないことが大切です。
最初に一つ見本となる脚注を作り、その形式に合わせて入力すると、文書全体の見た目を整えやすくなります。
最後に脚注を一覧で見返し、同じ資料の表記が統一されているか確認すると安心です。
卒論やレポートでは指定された引用方式を優先する
卒論やレポートでは、脚注方式と著者名・発行年方式のどちらがよいかを自分で決める前に、大学・授業・学会などが指定する引用方式を確認することが最優先です。
引用方式にはそれぞれ見やすさの違いがありますが、評価される文書では内容だけでなく、指定された形式に沿っていることも大切になります。
同じ文書内で複数の引用方式を混ぜないようにし、最初に決められたルールに合わせて書き始めると安心です。
脚注方式はページごとに出典を確認しやすい
脚注方式は、本文中に付けた番号に対応する出典情報をページ下部で確認できるため、読んでいる場所の近くで根拠をたどりやすい方式です。
本文の流れを大きく妨げずに出典を示せることから、人文学系のレポートや、資料の背景を丁寧に示したい文章で採用されることがあります。
たとえば、ある研究者の見解を紹介した直後に脚注番号を付けておくと、読み手はそのページの下部を見て、どの資料を参照したのか確認できます。
一方で、ページごとに脚注が増えると、出典情報が分散して見える場合もあります。
脚注方式を使う場合は、著者名・資料名・発行年・該当ページなどをどこまで記載するかを、指定要項に沿ってそろえることが大切です。
| 確認しやすい点 | 脚注方式の特徴 |
|---|---|
| 出典の位置 | 本文を読んでいるページの下部で確認しやすい |
| 本文の見た目 | 著者名や年を本文中に繰り返し入れずに済む |
| 向いている場面 | 出典に加えて補足的な情報も示したい文章 |
著者名・発行年方式は本文と文献一覧の対応が分かりやすい
著者名・発行年方式は、本文中に「著者名」「発行年」「必要に応じてページ番号」を簡潔に示し、文書末尾の文献一覧と対応させる方式です。
たとえば本文に「（山田，2024，p.15）」のような形で記載すると、読み手は著者名と年を手がかりにして文献一覧から資料の詳細を探せます。
複数の研究を比較したり、同じ資料を何度も参照したりする文章では、本文と文献一覧のつながりを追いやすい点がメリットです。
社会科学系や自然科学系の文章では用いられることがありますが、括弧の種類、著者名の表記順、複数著者の示し方などは方式ごとに異なります。
そのため、見本だけを参考にして自己流で整えるのではなく、授業で配布された書式や執筆要項に記載された例を確認しましょう。
| 比較項目 | 脚注方式 | 著者名・発行年方式 |
|---|---|---|
| 本文中の示し方 | 番号を付けてページ下部の情報につなげる | 著者名や発行年を本文中に記載する |
| 出典の探し方 | 該当ページの脚注を確認する | 文献一覧から著者名と年で探す |
| 注意したい点 | 脚注ごとの表記を統一する | 本文表記と文献一覧の情報を対応させる |
大学や授業、学会の執筆要項を先に確認する
引用方式に迷ったときは、大学全体のルールよりも、まず提出先の学部・学科・授業・ゼミで示された執筆要項を確認しましょう。
同じ大学であっても、分野や担当教員によって、求められる引用方式や参考文献の並べ方が異なることがあります。
特に卒論では、研究室やゼミ独自の書式が用意されている場合もあるため、早めに確認しておくと書き直しを減らせます。
- 授業の課題説明や配布資料
- 学部・学科のレポート作成要領
- ゼミや研究室で指定された執筆見本
- 学会誌や論文投稿先の執筆要項
- 担当教員からの個別の指示
確認するときは、引用の形式だけでなく、直接引用の括り方、ページ番号の示し方、ウェブ資料の記載項目、文献一覧の並び順も一緒に見ておくとよいでしょう。
指示内容が複数あって迷う場合は、提出先にもっとも近いルールを優先する考え方が基本です。
書式を決めた後は、最初の数件を見本として整え、その形に合わせて文書全体を作成すると、読みやすく統一感のあるレポートに仕上がります。
Wordの「参考資料」タブから脚注を挿入できる
Wordで脚注を付けるときは、本文中で注釈を付けたい位置にカーソルを置き、「参考資料」タブの「脚注の挿入」を選択します。
すると本文には参照番号が入り、同じページの下部に入力欄が作成されるため、本文の流れを保ちながら補足を加えられます。
一度挿入した脚注は、本文とページ下部のどちらからでも確認しやすく、追加や削除に応じて番号も自動で整理されます。
出典を示したい本文の位置に脚注を挿入する
脚注は、説明を補いたい言葉や文章の直後に付けるのが基本です。
たとえば、文章の一部に関する情報源を示したい場合は、句点の前後など、読み手がどの記述に対応する注記なのか判断しやすい位置にカーソルを置きます。
Wordで脚注を挿入する手順は、次のとおりです。
- 脚注を付けたい本文の位置をクリックして、カーソルを置きます。
- 画面上部のリボンから「参考資料」タブを開きます。
- 「脚注」グループにある「脚注の挿入」をクリックします。
- ページ下部に移動した入力欄へ、必要な内容を入力します。
ショートカットキーを使う場合は、Windowsでは「Ctrl」＋「Alt」＋「F」、Macでは「command」＋「option」＋「F」で脚注を挿入できることがあります。
ただし、キーボードの種類やWordの環境によって操作が異なる場合もあるため、うまく反応しないときは「参考資料」タブから操作すると安心です。
脚注を挿入すると、本文には小さな番号が表示され、ページ下部には同じ番号の入力欄が作られます。
本文中の番号とページ下部の番号は連動しているため、自分で同じ番号を入力する必要はありません。
挿入した脚注の内容はページ下部で編集する
脚注を挿入した後は、画面が自動的にページ下部の脚注入力欄へ移動します。
ここに、注釈として伝えたい内容を直接入力しましょう。
本文の内容を補う短い説明であれば、読み手がすぐ理解できるように簡潔にまとめると読みやすくなります。
入力例としては、次のような形があります。
| 脚注を付ける場面 | 記載内容の例 |
|---|---|
| 用語を補足したい場合 | 本文で用いた用語の意味や対象範囲を短く説明する |
| 本文の前提を示したい場合 | 集計時点や条件など、本文に入れると流れを妨げる情報を補う |
| 関連情報に触れたい場合 | 詳しい説明がある章や資料の位置を案内する |
脚注の内容を後から直したいときは、ページ下部の文章をクリックして、そのまま編集できます。
本文中の参照番号をダブルクリックすると、対応する脚注の位置へ移動できるため、長い文書でも確認しやすいです。
逆に、ページ下部の脚注番号をダブルクリックすると、本文中の参照位置へ戻れる場合があります。
脚注の番号そのものは編集せず、番号の後ろにある文章だけを編集するようにすると、本文との対応が崩れにくくなります。
脚注番号は追加や削除に合わせて自動で振り直される
Wordの脚注機能を使う大きなメリットは、脚注を途中に追加したり不要なものを削除したりしても、番号が自動で並び替わることです。
たとえば、すでに複数の脚注がある文書の途中へ新しい脚注を追加すると、それ以降の脚注番号は順番に更新されます。
手作業で番号を打ち直す必要がないため、修正が多いレポートや長文の文書でも管理しやすくなります。
この自動処理を正しく使うためには、本文中に数字を入力して注釈を表すのではなく、必ず「脚注の挿入」から作成することが大切です。
- 本文中に手入力した数字は、ページ下部の注記と自動で連動しません。
- 脚注番号をコピーして別の場所へ貼り付けると、意図した参照にならないことがあります。
- 脚注を追加した後は、本文中の番号とページ下部の内容が対応しているかを確認すると安心です。
特に文章を大きく並べ替えた後は、参照番号が付いた位置と脚注の文章を一度見直しておくと、伝えたい内容がより正確に伝わります。
脚注は本文中の参照番号を削除すると取り除ける
不要になった脚注を削除したい場合は、ページ下部の説明文だけを消すのではなく、本文中にある脚注の参照番号を削除します。
本文中の番号を選択して「Backspace」または「Delete」キーで削除すると、対応するページ下部の脚注も一緒に取り除かれます。
この方法なら、残っている脚注の番号も自動で整います。
一方で、ページ下部の文章だけを消すと、本文中には番号だけが残ってしまうことがあります。
脚注そのものをなくしたいときは、本文側の参照番号を削除すると覚えておくと迷いません。
削除後は、本文に不要な参照番号が残っていないか、ページ下部に空の脚注欄がないかを確認しましょう。
脚注番号の形式や開始番号は用途に合わせて変更できる
Wordの脚注は、一般的な算用数字だけでなく、ローマ数字や記号などへ番号の形式を変更できます。
開始する番号や、ページごと・セクションごとに番号を振り直す設定も選べるため、文書の種類や提出先のルールに合わせやすいのが特徴です。
設定は脚注のオプション画面からまとめて行えるので、本文中の番号を手作業で直す必要はありません。
数字やローマ数字などの番号形式を選べる
脚注番号には「1、2、3」のような数字のほか、「i、ii、iii」といった小文字のローマ数字や、「I、II、III」の大文字のローマ数字などを指定できます。
番号形式を変えると、本文中の参照番号とページ下部の脚注番号に同じ形式が自動で反映されます。
設定を変更するには、「参考資料」タブにある脚注に関する設定画面を開き、「番号書式」から希望する形式を選びます。
| 番号形式 | 向いている場面 |
|---|---|
| 1、2、3 | レポート、企画書、一般的な文書 |
| i、ii、iii | 本文の章番号や箇条書きと区別したい文書 |
| I、II、III | 短い資料で、番号を見つけやすくしたい場合 |
| あ、い、う | 日本語の文書で補足をやわらかく示したい場合 |
たとえば、本文中ですでに「1．」「2．」という見出し番号を多く使っている場合、脚注まで数字にすると少し見分けにくくなることがあります。
そのようなときは、脚注だけローマ数字にすると、本文の構成番号と区別しやすくなります。
ただし、読み手や提出先によっては番号の形式が決められていることもあるため、指定がある場合はそのルールを優先しましょう。
開始番号とページ・セクションごとの連番方法を設定できる
脚注の番号は「1」から始めるだけでなく、任意の番号から開始することもできます。
また、文書全体で連番にする方法のほか、ページごと、またはセクションごとに番号を振り直す方法も選択可能です。
設定画面の「開始番号」と「番号の付け方」を確認すると、番号の扱いを調整できます。
| 番号の付け方 | 特徴 |
|---|---|
| 文書全体で連続 | 最初の脚注から最後の脚注まで、通し番号で管理できる |
| ページごとに振り直す | 各ページの脚注が「1」から始まり、短い資料で確認しやすい |
| セクションごとに振り直す | 章や区切りごとに脚注を整理しやすい |
長い文書では、基本的に文書全体で連番にしておくと、脚注を参照するときに混乱しにくいです。
一方で、ページ単位で完結する配布資料や、章ごとに独立した内容を扱う文書では、ページごと・セクションごとに振り直す設定が便利な場合があります。
セクションごとに番号を振り直す場合は、あらかじめWordで文書がセクションに分かれている必要があります。
意図しない位置で番号が「1」に戻るときは、セクション区切りが入っていないかを確認してみてください。
開始番号を途中から変更すると、その後の脚注番号にも影響するため、文書の仕上げ前に設定するほうがスムーズです。
「※」などの記号を脚注記号として指定できる
短い案内文やチラシなどでは、数字ではなく「※」や「＊」のような記号を脚注の目印として使いたいこともあります。
Wordでは、脚注の設定画面から記号を選び、任意の記号を脚注記号として指定できます。
記号を使う場合は、番号書式の選択欄ではなく、記号を指定するための項目から設定するのがポイントです。
- 「参考資料」タブから脚注の設定画面を開きます。
- 記号を指定する項目を選びます。
- 表示された記号一覧から「※」や「＊」などを選択します。
- 適用範囲を確認してから設定を反映します。
記号は見た目がわかりやすい反面、脚注の数が多い文書にはあまり向いていません。
「※」「＊」「†」のように複数の記号を使うと、本文が長くなったときに対応関係を追いにくくなるためです。
そのため、記号は補足が1～数件程度の短い文書で使い、脚注が多くなるレポートや長文資料では数字を使うと読みやすくなります。
設定後は、本文中の記号とページ下部の記号が同じになっているかを確認しましょう。
文書内で注釈の見せ方を統一しておくと、読み手が内容に集中しやすくなります。
作成済みの脚注は文末脚注へ変換できる
Wordでは、すでに入力した脚注を文末脚注へ変換できます。
脚注の内容を入力し直す必要はなく、個別に変換する方法と、文書内の脚注をまとめて変換する方法を使い分けられます。
提出形式の変更などで注釈を文書末尾に集めたいときは、変換後に番号と表示位置を確認すると安心です。
脚注と文末脚注は個別またはまとめて変換する
脚注は本文があるページの下部に表示される注釈で、文末脚注は文書の末尾、または設定した区切り位置にまとめて表示される注釈です。
どちらも本文中の注釈番号と連動しているため、Wordの変換機能を使えば本文中の番号と注釈の内容を保ったまま表示形式を切り替えられます。
一部の注釈だけを移動したい場合は個別変換、文書全体の形式を統一したい場合は一括変換が向いています。
| 変換方法 | 向いている場面 | 操作の目安 |
|---|---|---|
| 個別に変換 | 特定の注釈だけを文末に移したい場合 | 対象の注釈を選び、変換の操作を行う |
| まとめて変換 | すべての脚注を文末脚注にそろえたい場合 | 「参考資料」タブの脚注設定から変換する |
個別に変換する場合は、ページ下部に表示されている対象の脚注を右クリックし、表示されるメニューから文末脚注へ変換する操作を選びます。
Wordのバージョンや使用環境によっては、右クリックメニューの名称や表示場所が少し異なることがあります。
右クリックで項目が見つからない場合は、脚注内にカーソルを置いたうえで「参考資料」タブを開き、脚注グループの設定画面を確認してみてください。
文書内の脚注をまとめて変換する手順は、次のとおりです。
- 「参考資料」タブを開きます。
- 脚注に関する設定を開くための小さな矢印を選択します。
- 表示された設定画面で「変換」を選択します。
- 脚注を文末脚注へ変換する項目を選びます。
- 内容を確認してから実行し、設定画面を閉じます。
一括変換を行うと、対象となる脚注はすべて文末脚注に切り替わります。
一部だけを残したい脚注がある場合は、一括変換の前に対象範囲を確認することが大切です。
変更前の状態を残しておきたいときは、別名で保存した文書で操作すると、比較や戻し作業がしやすくなります。
なお、変換画面には文末脚注を脚注へ戻す項目や、両方の種類を入れ替える項目が表示されることもあります。
目的と違う項目を選ぶと注釈全体の配置が変わるため、実行前に選択内容を一度読み直すとよいでしょう。
変換後は番号と配置を確認する
変換が完了したら、本文中の注釈番号と文末脚注の番号が対応しているかを確認します。
本文側の番号をクリックすると該当する注釈へ移動できるため、いくつかの箇所を開いて確認すると見落としを減らせます。
特に文書を途中で編集したあとや、脚注を追加・削除したあとには、番号の並びが意図どおりか見直しましょう。
- 本文中の注釈番号と文末脚注の番号が一致しているかを確認します。
- 文末脚注が文書の末尾、または指定した位置にまとまっているかを確認します。
- 途中に空白ページや不要な改ページが生じていないかを確認します。
- 注釈内の文字装飾や表記が崩れていないかを確認します。
- 印刷プレビューでも注釈の配置を確認します。
文末脚注はページごとに注釈を確認する必要がないため、長い文書では末尾に情報を集めたい場合に便利です。
一方で、本文を読みながらすぐ注釈を見てもらいたい内容では、ページ下部に表示される脚注のほうが読み手に親切なこともあります。
変換後は見た目だけで判断せず、本文中の番号から注釈へ正しく移動できるかまで確認しましょう。
Wordでは引用情報を登録して参考文献一覧を自動作成できる
Wordでは、書籍やウェブサイトなどの資料情報をあらかじめ登録しておくと、本文中の引用箇所と文書末尾の参考文献一覧を対応させながら作成できます。
資料名・著者名・発行年などを一度入力すれば、同じ資料を複数回引用する場合も入力の手間を抑えられるのが便利な点です。
ただし、作成される表記は選択したスタイルに左右されるため、提出先から書式の指定があるときは、仕上げ前に表示内容を確認しましょう。
「引用文献と文献目録」から資料情報を登録する
資料情報の登録は、通常はWord上部の「参考資料」タブにある「引用文献と文献目録」グループから行います。
最初に引用スタイルを選び、そのあとで資料の種類に合わせて情報を入力すると、文献一覧の形式を整えやすくなります。
- Word上部の「参考資料」タブを開きます。
- 「スタイル」の一覧から、文書で使用する引用スタイルを選択します。
- 「引用文献の挿入」または「引用文献の管理」を選び、「新しい資料の追加」をクリックします。
- 資料の種類を選択し、著者、タイトル、年、出版社、ウェブページのアドレスなどを入力します。
- 入力内容を確認して登録します。
資料の種類には、書籍、雑誌記事、新聞記事、ウェブサイトなどが用意されています。
選んだ種類によって入力欄が変わるため、実際に参照した資料に近い種類を選ぶことが大切です。
| 資料の例 | 主に入力する情報 |
|---|---|
| 書籍 | 著者名、書名、発行年、出版社 |
| 雑誌の記事 | 著者名、記事名、雑誌名、巻号、掲載ページ、発行年 |
| ウェブサイト | 作成者または団体名、ページ名、サイト名、公開日、アドレス、参照日 |
ウェブサイトでは、ページ名とサイト名を混同しやすいため、ブラウザーの見出しや運営者情報を見ながら入力するとよいでしょう。
公開日が確認できない場合は、無理に推測して入力せず、学校や勤務先などで決められた記載ルールに従ってください。
登録した資料は「資料の管理」で一覧表示でき、誤字の修正や不要な資料の整理ができます。
本文に引用箇所を挿入して登録資料と対応させる
資料を登録したら、引用や参照に触れた本文の位置へカーソルを置き、「引用文献の挿入」から該当する資料を選びます。
これにより、本文には著者名と年などを使った引用表記が入り、文書末尾の文献目録とも連動しやすくなります。
本文中の表記は、選択しているスタイルによって変わります。
たとえば、著者名と発行年を示す形式もあれば、番号で資料を示す形式もあります。
資料情報を登録しただけでは、本文と参考文献一覧に自動で表示されない場合があります。
本文の引用箇所で該当資料を選択して挿入することで、文書内で使った資料として認識されやすくなります。
- 同じ資料を再度使うときは、登録済みの資料を選択します。
- ページ番号などを補いたいときは、本文に挿入した引用文献を選択して編集できる場合があります。
- 引用表記の前後にある句読点やかっこの位置は、文書全体でそろえます。
- 引用箇所を削除したあとも、資料情報が管理一覧に残ることがあります。
引用文献の編集用メニューでは、ページ番号の追加、著者名の表示方法の調整、年の表示を省く設定などを選べることがあります。
ただし、細かな調整を重ねるとスタイル本来の形式とずれることもあるため、指定書式がある文書では変更前後を見比べると安心です。
文書末尾に文献目録を挿入して更新する
本文への引用文献の挿入が終わったら、参考文献一覧を置きたい文書末尾にカーソルを移動します。
「参考資料」タブの「文献目録」から一覧の形式を選ぶと、登録済みの情報をもとに参考文献一覧を挿入できます。
見出しを「参考文献」「引用文献」「文献目録」のどれにするかは、選択した形式や提出先のルールによって確認しましょう。
Wordが作成する一覧は、本文中で引用として挿入した資料を中心に反映されます。
そのため、資料を追加したり削除したりしたあとは、文献目録を更新して内容を最新の状態にする必要があります。
- 文書末尾に「参考文献」などの見出しを入力します。
- 見出しの下にカーソルを置きます。
- 「参考資料」タブから「文献目録」を開きます。
- 表示された候補から、用途に合う文献目録を挿入します。
- 資料情報を変更した場合は、一覧上で右クリックするなどして更新します。
完成前には、本文中で使用した資料が一覧に含まれているか、著者名や資料名に入力漏れがないかを確認してください。
文献目録を直接書き換えることもできますが、あとから更新すると修正内容が反映されないことがあるため、基本情報は資料の管理画面で直すほうが管理しやすいです。
Word for Microsoft 365やWord 2024などでは画面表示の違いに注意する
Word for Microsoft 365やWord 2024などでは、基本的な操作の流れは共通していますが、ボタン名やメニューの表示位置が少し異なることがあります。
画面幅が狭い場合は、「引用文献と文献目録」の各機能が省略表示やメニュー内表示になることもあります。
目的のボタンが見つからないときは、まず「参考資料」タブを開き、「引用文献の挿入」「資料の管理」「文献目録」という名称を探してみてください。
また、組織で配布されたテンプレートを使っている場合は、あらかじめ指定のスタイルや参考文献欄が設定されていることもあります。
自動作成機能は入力作業を助けてくれますが、最終的な表記の確認は自分で行うことが大切です。
まとめ
この記事のポイントをまとめます。
- 脚注は本文の特定箇所に対応する注釈で、ページ下部に表示される
- 参考文献は参照した資料を文書末尾にまとめて載せる一覧
- 引用元を脚注と参考文献の両方に載せるかは、採用する記載方式によって異なる
- 脚注には出典だけでなく、本文を補う説明も記載できる
- レポートや卒論では、大学・授業・学会などが指定する引用方式を優先する
- Wordでは「参考資料」タブから脚注を挿入でき、番号も自動で整理される
- 脚注番号の形式や開始番号、振り直しの単位は用途に合わせて変更できる
- 作成済みの脚注は、必要に応じて文末脚注へ変換できる
- 引用情報を登録すれば、Wordで参考文献一覧を作成しやすくなる
脚注と参考文献はどちらも情報の根拠を伝えるために役立ちますが、表示する場所と役割が少し異なります。
本文中の特定の記述に補足や出典を添えたいときは脚注、参照した資料を最後に整理したいときは参考文献を使うと考えると、迷いにくくなります。
ただし、レポートや卒論では提出先の指定が最優先なので、書き始める前に引用方式や書式を確認しておくと安心です。
Wordの機能を使えば番号付けや参考文献の整理を進めやすいため、まずは短い文書で脚注の挿入や文献情報の登録を試してみてください。
少しずつ使い方に慣れれば、読みやすく根拠の伝わる文書に整えやすくなります。
